HSC Jugendfußball – Trainer-Quickstart. Das Wichtigste auf einer Seite, Details findest du in den Teilen A–H.

Ansprechpartner

Jugendleitung

Geschäftsstelle

• Peter Moskob
• Simone Busch (Mitgliederverwaltung)
• Timo Busemann (Finanzen)

Kontakt

• Geschäftsstelle: geschaeftsstelle@heidelberger-sc.de
• Vorstand (Übungsleiterverträge): vorstand@heidelberger-sc.de

Mehr dazu: Trainer:innen & Spielbetrieb · Jugendleitung · FAQ

1. Zweck dieses Handbuchs

Dieses Handbuch dient als zentrale Orientierung für alle Trainer:innen und Mitglieder der Jugendleitung des Heidelberger SC (HSC). Es verfolgt vier Ziele:

1. Klarheit über Rollen, Zuständigkeiten und Abläufe
2. Einheitliche pädagogische Haltung im Kinder- und Jugendfußball
3. Entlastung neuer Trainer:innen und Ehrenamtlicher
4. Transparenz gegenüber Eltern, Verein und Verband

2. Der Heidelberger SC – Kurzüberblick

Der Heidelberger SC zählt rund 600 Mitglieder (Anfang 2026), davon etwa 300 Kinder und Jugendliche.

Organisationsstruktur

• Abteilungsleitung: Gesamtverantwortung, inkl. Herren- und Damenmannschaften
• Jugendleitung: Verantwortung für alle Kinder- und Jugendteams

Jugendleitung (Stand aktuell)

Laut Satzung ist eine Person offiziell Jugendleiter:in. Alle weiteren Mitglieder handeln als Stellvertretung.

Rechtlicher Rahmen

• Jugendleitung und Abteilungsleitung sind nicht haftbar nach BGB
• Keine eigenständige Entscheidungsbefugnis bei Verträgen und Budgets, in diesen Fällen ist stets der Hauptverein einzubinden

Vereinsmanagement

Siehe Website · geschaeftsstelle@heidelberger-sc.de

• Peter Moskob
• Simone Busch
• Timo Busemann (Finanzen)

3. Pädagogische Philosophie des HSC

Der Heidelberger SC verfolgt eine offene, inklusive und kindzentrierte Pädagogik.

Grundprinzipien

• Jedes Kind ist willkommen – unabhängig von Talent oder Leistungsstand
• Freude an Bewegung steht über Ergebnis und Tabelle
• Fußball dient der ganzheitlichen Entwicklung: sozial, emotional, körperlich

Der Verein versteht sich als Teil der Erziehungs- und Bildungsarbeit in Heidelberg.

Dieses Selbstverständnis ist verbindlich für alle Trainer:innen im Jugendbereich.

Kinderschutzkonzept

Teil B des Handbuchs

Rolle und Verantwortung der Jugendleitung

Die Jugendleitung ist die zentrale Koordinationsstelle zwischen Trainer:innen, Eltern, Abteilungsleitung und Verband (Kreis / bfv / DFB).

Kernaufgaben

• Unterstützung und Begleitung der Trainer:innen
• Überblick über Teams, Jahrgänge und Kapazitäten
• Organisation von Spielbetrieb und Meldungen
• Verwaltung und Pflege von DFBnet
• Vertretung der Jugend in Vereinsgremien und beim Verband sowie Sportkreis
• Aktualisierung dieses Handbuchs

Arbeitsaufwand

• E-Mail-Kontrolle: 1–2× pro Woche (offizielles HSC-Postfach, DFBnet)
• Höherer Aufwand zu Saisonbeginn und -ende
• Während der Saison meist stabiler Betrieb

Perspektiventwicklung

• Wie wollen wir die Jugendabteilung in ihrem Wachstums- und Professionalisierungsprozess unterstützen?
• Welche Ziele will der Verein / die Jugendabteilung erreichen?
  • z. B. Durchgängige Mädchenjahrgänge von Bambini bis zu den Damen.
• Selbstbild Jugend-Akademie (HSC Fußballabteilung besteht zu 50 % aus Kindern und Jugendlichen)

Kommunikation & E-Mail-Management

Die Jugendleitung verwaltet die Postfächer. Typische Inhalte: Turniereinladungen, Elternanfragen (Probetraining, Teamwechsel), Beschwerden oder Rückfragen, Trainer-Updates (Ausfall, Verletzungen, Rücktritt).

Turniereinladungen werden an die zuständigen Trainer:innen weitergeleitet. Anmeldung und Organisation erfolgen durch die Teams selbst.

Saisonwechsel

• Aktive Planung, Koordination und Begleitung der Teamwechsel zum Saisonende und -beginn (z. B. Bambini → F‑Jugend, F‑Jugend → E‑Jugend).
• Übergänge müssen frühzeitig und klar an Trainer:innen, Eltern und Kinder kommuniziert werden.
• Bei der Einteilung sind sportliche Entwicklung, soziale Stabilität und individuelle Bedürfnisse der Kinder gegeneinander abzuwägen.

Teamgrößen & Trainerzuordnung

• Überprüfung und Anpassung der Teamgrößen vor jedem Saisonwechsel u. zwischendurch
• Jedes Team benötigt mindestens zwei Trainer, um Stabilität im Falle von Ausfällen, Trainingsqualität und Sicherheit zu gewährleisten
• Jedes Team gewährleistet 2x pro Woche ein Training (Bambini / Mini 1x)
• Die Teamgröße sollte gemäß diesem Leitprinzip aktiv von den Trainern gesteuert werden. Grundsätzlich gilt: Erhält der Trainer Anfragen für neue Kinder und kann diese aufnehmen, wird das normale Anmeldeverfahren befolgt. Kann der Trainer keine weiteren Teammitglieder aufnehmen, sollten die Eltern gebeten werden, über die HSC-Website eine Anfrage zu stellen, damit das Kind auf die Warteliste gesetzt werden kann.

Zur Übungsleiterpauschale siehe Finanzen & Erstattung.

DFBnet – Grundsätze & Prozesse

Registrierungspflicht

• Mini: nicht erfasst
• Bambini: optional
• F-Jugend und älter: verpflichtend

Verantwortung der Jugendleitung

• Anmeldung aller neuen Kinder im DFBnet vor Saisonbeginn.
• Sicherstellen von:
  • korrekter Teamzuordnung
  • vollständigen und korrekten Spielerdaten
  • fristgerechter Einreichung aller erforderlichen Unterlagen
• Abstimmung mit den Trainer:innen, damit kein Kind dauerhaft trainiert oder spielt, ohne im DFBnet registriert zu sein.

Trainingsplanung & Platzbelegung

• Erstellung und Pflege des gesamten Trainingsplans für alle Jugendmannschaften.
• Koordination einer fairen und effizienten Platzbelegung über alle Altersklassen hinweg.

Zentrale Regeln und Rahmenbedingungen

• Trainingsplätze stehen Jugendmannschaften bis 19:30 Uhr frei zur Verfügung.
  • Ausnahme: Do ab 18:00 Alte Herren und Freitag 17:30–19:00 SG Justizia
• Ab 19:30 Uhr haben die Erwachsenenmannschaften Vorrang; vor 19:30 Uhr dürfen sie den Platz nur benutzen, wenn er nicht von den Jugendmannschaften benötigt wird.
• Trainings- oder Platzkonflikte sind proaktiv zu lösen – nicht erst, wenn sie eskalieren.
• Abstimmung mit der Abteilungsleitung, Justizia und FG Union Heidelberg (Gastverein) zu der Platzbelegung

Saison-Readiness-Check

Unsaubere Vorbereitung in diesen Punkten führt garantiert zu Chaos im laufenden Betrieb. Das ist kein Pech – das ist vermeidbar.

Umgang mit Konfliktsituationen

Rückmeldungen und Fragen von Eltern, Spieler:innen oder anderen Mannschaften sind ein wichtiger Bestandteil der gemeinsamen Vereinsarbeit. In Fällen, in denen Anliegen nicht direkt zwischen Eltern und Trainer:innen geklärt werden können, kann die Jugendleitung im Rahmen ihrer Möglichkeiten unterstützend hinzugezogen werden, um zu einer sachlichen und konstruktiven Lösung beizutragen.

Der Heidelberger SC unterstützt seine Trainer:innen grundsätzlich in ihrer Arbeit und begleitet fachlich begründete Entscheidungen im Einklang mit den Vereinsgrundsätzen. Dabei steht im Vordergrund, dass sich Trainer:innen in ihrer Rolle bei der Betreuung und Förderung der Kinder sowie bei der Organisation eines sicheren, altersgerechten und kindzentrierten Trainings- und Spielbetriebs unterstützt fühlen.

Von allen Trainer:innen wird erwartet, dass sie die Vereinsphilosophie aktiv leben und im Trainings- und Spielbetrieb umsetzen. Gleichzeitig ist uns bewusst, dass individuelle Erwartungen von Eltern unterschiedlich sein können. In solchen Situationen ist es uns wichtig, die pädagogischen Leitlinien des HSC transparent zu erläutern und den einheitlichen, auf diesen Grundsätzen basierenden Ansatz des Vereins verständlich zu vermitteln. Die Jugendleitung unterstützt diesen Dialog bei Bedarf, um gegenseitiges Verständnis zu fördern und gemeinsam im Sinne der Kinder zu handeln.

Teil C des Handbuchs

Rolle der Trainer:innen

Trainer:innen tragen die operative Verantwortung für ihre Mannschaft. Dazu gehören:

• Planung und Durchführung altersgerechter Trainings
• Organisation von Heim- und Auswärtsspielen (z. B. auch Anmeldung für Turniere usw.)
• Kommunikation mit Eltern
• Umsetzung der Vereinsphilosophie
• Verweis auf rechtliche Verpflichtungen nach SGB VIII / KJHG
• Regelungen für Aufsichtspflicht

Die regelmäßige Teilnahme an Vereinsspielen (Wochenendspielen) und Turnieren wird ausdrücklich empfohlen. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil der Weiterentwicklung der Fähigkeiten und Erfahrungen der Kinder und ein wichtiger Beitrag zum Verband.

Der Spielplan für die Vereinsspiele wird vom jeweiligen Kreis festgelegt. Er wird zu Jahresbeginn veröffentlicht, wobei mehrere Heimspiele vom HSC ausgerichtet werden.

Bei Bedarf

• kann ein Eltern-Kassenwart benannt werden. Einnahmen (z. B. aus Heimspielen) sind ausschließlich für die Kinder zu verwenden.
• kann ein Elternvertreter benannt werden, der bei Heimspielen die Organisation von Speisen und Getränken übernimmt, die dann verkauft werden können. Dies ist ein wichtiger Bestandteil der Teamkasse und sorgt gleichzeitig für Erfrischungen für Kinder und Eltern während der Veranstaltung.
• Eltern können auch dazu ermutigt werden, zusätzliche Unterstützung bei Wochenendspielen oder Turnieren zu leisten – eine stärkere Einbindung der Eltern in den Verein wird sehr begrüßt.

Eine enge Zusammenarbeit mit den Eltern trägt zu einem insgesamt positiven Erlebnis für die Kinder bei und gewährleistet einen reibungslosen Ablauf von Vereinsveranstaltungen und Vereinsspielen, die auf die Teilnahme der Eltern angewiesen sind.

Die Vergütung der Trainer richtet sich nach der Teamgröße und ist innerhalb des HSC standardisiert.

Neue Trainer*innen

• Müssen Führungszeugnis vorlegen
• Müssen Vertrag unterzeichnen
• Bekommen Schlüssel für Ballraum
• Bekommen Trainingsshirt bestellt

On-Boarding-Prozess

• Bekommen Infos zu Fortbildung und Weiterbildung (Advance Football)
• Bekommen Infos zur Struktur (Verband, Verein, DFB etc.)
• Bekommen Infos zu Spieltagen, Turnieren und Hallenrunde
• Bekommen Infos zu Kommunikationswegen und Ansprechpartner*innen
• Bekommen Trainingshilfen
• Werden gefragt, was sie für einen reibungslosen Start benötigen
• Geben nach ca. 4 Wochen Rückmeldung / Verbesserungsvorschläge / Wünsche über ihren Start in den Verein

Beendigung / Pausierung der Übungsleitertätigkeit

• Jugendleitung frühestmöglich über den Abgang / die Pause informieren
• Kinder über bevorstehenden Abgang und Wechsel informieren
• Schriftliche Erklärung über Abgang / Pause (z. B. via E-Mail) mit personenbezogenen Informationen und Datum der Beendigung an die Geschäftsstelle zur Auflösung des ÜL-Vertrags
• Rückgabe der Schlüssel an Jugendleitung

Anmeldung neuer Teammitglieder

• Eltern von Kindern, die einem Team beitreten möchten, stellen bitte eine Anfrage über die HSC-Website. Sie werden entweder auf die Warteliste gesetzt oder, falls freie Plätze vorhanden sind, direkt an den Trainer weitergeleitet.
• Ein Schnuppertraining von 2–3 Wochen ist vor der Anmeldung möglich (der Trainer kann die Dauer bei Bedarf verlängern).
• Sobald das Kind regelmäßig trainiert, sollte es angemeldet werden. Dazu müssen die Eltern bitte die Formulare auf der HSC-Website ausfüllen und senden diese per Post an den HSC-Briefkasten (einfach vorbeibringen).
• Elektronische Kopien sind ebenfalls möglich, ersetzen aber nicht die Papierversion.

Auswärtsspiele & Turniere

Trainer:innen sind verantwortlich für:

• Anmeldung beim Gastgeber
• rechtzeitige Information der Eltern (WhatsApp / SpielerPlus)
• Organisation der Trikots
• Betreuung der Kinder vor Ort
• Weitergabe der Ergebnisse an den Gastgeber (DFBnet)

Falls erforderlich, sollten ein Elternteil oder eine Gruppe von Eltern bestimmt werden, die die Kinder an Spieltagen begleiten, wenn der Trainer verhindert ist. Der Trainer sollte sicherstellen, dass sich diese Personen der Verantwortung bewusst sind, die sie für die Betreuung der Kinder und den Ablauf des Spieltags tragen. Die anderen Eltern sollten im Vorfeld darüber informiert werden, damit sie entsprechend Bescheid wissen.

Heimspieltage & Heimturniere

Heimspieltage müssen durch die Trainer:innen organisiert werden.

Wichtige Aktivitäten

• Bestätige die Teilnahme über DFBnet – kurzfristige Absagen sind häufig, wundere dich also nicht, wenn am Turniertag Teams fehlen.
• Baue alle Spielfelder und die gesamte Ausrüstung (z. B. Bälle etc.) für das Turnier auf und wieder ab. Jedes Turnier ist anders, daher gibt es keinen einheitlichen Aufbau. In der Praxis kannst du dich jedoch mit anderen Trainern austauschen oder Auswärtsspiele beobachten, um einen besseren Überblick zu bekommen.
• Stelle sicher, dass die Elternvertreter am Turniertag für Essen und Trinken sorgen und bei allen speziellen Bedürfnissen unterstützen (z. B. beim Aufstellen der Tische etc.).
• Kläre mit anderen Trainern ab, ob andere Teams am selben Tag ein Heimspiel haben – gegebenenfalls ist eine Koordination erforderlich (z. B. baut ein Team die Spielfelder morgens auf, das andere baut sie ab).
• Unterstütze deine eigenen Teams wie gewohnt (z. B. bei anderen Vereinsspielen)

Bei Bedarf sind zusätzliche Maßnahmen zu treffen

• An heißen Tagen sollte ausreichend Schatten (z. B. ein Pavillon) und Wasser (z. B. Gartenschläuche, Eimer zum Abkühlen, Planschbecken) bereitgestellt werden.
• An kälteren Tagen sollten Pausen, in denen Kinder auf dem Boden sitzen oder beim Warten frieren könnten, minimiert werden.

Essen und Trinken

• Viele Eltern haben bereits Erfahrung mit den benötigten Dingen aus früheren Spielen und können Unterstützung leisten.
• Bei einem neuen Team / einer neuen Elterngruppe sollten die Eltern gemeinsam Essen und Getränke vorbereiten, die am Spieltag verkauft werden können.
• Ein Tisch kann vom HSC bereitgestellt werden (bitte nimm dir einen in der Nähe des Geräteraums).
• Die Eltern sollten sich beim Verkauf von Essen und Getränken in Schichten einteilen.
• Der gesamte Erlös geht an die Teamkasse, die vom Kassenwart verwaltet wird.

Zusammengeführt aus Teil B und Teil C des Handbuchs

Übungsleiterpauschale

• Teams mit mehr Trainern oder höherem Betreuungsschlüssel dürfen sich untereinander das Budget aufteilen: z. B. stehen bei 20 Kindern und 3 ÜL entsprechend Schlüssel 200 € zur Verfügung.
• Das Ganze sollte möglichst transparent, aber auch mit Augenmaß gestaltet werden. Wir sind keine Behörde.
• Verträge laufen immer über den Vorstand (vorstand@heidelberger-sc.de).
• Vom Verband und von der Stadt gibt es für den Verein Zuschüsse für ÜL, die eine Lizenz (Basis-Coach reicht nicht) vorweisen können. Als Anreiz haben wir in der Abteilung beschlossen, dass die ÜL diese Zuschüsse (ca. 1.000 € pro Jahr) direkt zusätzlich zur ÜL-Pauschale erhalten.

Die Vergütung der Trainer richtet sich nach der Teamgröße und ist innerhalb des HSC standardisiert.

Turniergebühren – Vorgehensweise

Zahlung

Die Turniergebühr ist am Turniertag zu bezahlen – entweder:

• direkt durch eine verantwortliche Person (z. B. Trainer / Jugendleitung), oder
• über die Teamkasse.

Die Nutzung der Teamkasse wird empfohlen, damit keine Einzelpersonen privat in Vorleistung gehen und die Anzahl einzelner Abrechnungen reduziert wird.

Erstattung

Die verauslagten Beträge können ab März 2026 bis maximal 3x pro Jahr vom Verein erstattet werden. Andere Beträge müssen von der Teamkasse bezahlt werden.

Wenn möglich, sollen mehrere Belege gesammelt und gebündelt eingereicht werden, um den administrativen Aufwand gering zu halten.

Teil D des Handbuchs

Material & Ausstattung

Materialanfragen erfolgen aktuell ad hoc über die Jugendleitung. Finanzverantwortung liegt bei Timo Busemann.

Ziel ist der Aufbau eines:

• Inventarüberblicks pro Team
• klaren Prozesses für Materialanforderungen

Laufende Projekte & Initiativen

Materialraum (Leitung: Abteilungsleitung)

• Überarbeitung geplant (Januar)
• Fokus: Kinder- und Jugendmaterial
• Unterstützung durch Trainer vorgesehen

Zukünftige Themen

• Festes Jugendbudget
• Systematischer Abgleich:
  • Trainerlisten
  • DFBnet
  • Mitgliedsbeiträge
• Pädagogisches Leitbild und Kinderschutzkonzept

Ausrüstungsliste

Trainingsmaterial & nützliche Links

Diese Sammlung wird laufend erweitert.

Teil E des Handbuchs

Teil F des Handbuchs

Wie beantrage ich neue Bälle für mein Team?

Bedarf per E-Mail an die Jugendleitung melden (Menge, Altersklasse, Dringlichkeit).

Wer trägt Spieler:innen in DFBnet ein?

Die Jugendleitung. Trainer:innen liefern die benötigten Daten und Fotos.

Was mache ich bei Spielverlegungen?

Direkte Abstimmung mit dem Gegner, Information an Jugendleitung.

Wer organisiert das Plachky-Turnier?

Ein eigenes Organisationskomitee. Die Jugendleitung kann unterstützend tätig sein.

Teil G des Handbuchs

Vorlage eines Führungszeugnisses

Entsprechend unseres Kinderschutzkonzepts haben alle angehenden Übungsleiter:innen vor Beginn ihrer Tätigkeiten oder alle zwei Jahre ein polizeiliches Führungszeugnis vorzulegen, dessen Ausstellung nicht länger als drei Monate her ist.

Dieses kann nach Vorlage eines offiziellen Antrags kostenfrei auf dem Bürgeramt beantragt werden. Das entsprechende Antragsdokument erhaltet ihr von der Jugendleitung. Das polizeiliche Führungszeugnis zeigt ihr dann der Jugendleitung, welche die Einsicht dokumentiert.

Das Dokument selbst behaltet ihr, da wir rechtlich weder Originaldokumente noch Kopien eures Führungszeugnisses besitzen dürfen. Spätestens nach zwei Jahren muss erneut ein Führungszeugnis vorgelegt werden. Legt ihr euer Amt nieder, wird die Information über euer vorgelegtes Führungszeugnis gelöscht.

Vorlage – neue Trainer anmelden

Als Vorlage im Postfach der Jugendleitung verfügbar. Ausschnitt aus dem Handbuch:

Teil H des Handbuchs

Hier ist Raum für eine ungeordnete Sammlung von Ideen, Aufgaben etc., die noch nicht in der Struktur des Dokuments aufgenommen sind, aber nicht vergessen werden wollen.

• Trainer*innen: Fortbildungen und Lizenzen abfragen (Nudge)
• Trainerstammtisch
• Trainingsqualitätsentwicklung (Max & ...)
• Spielprinzipien
• Bestandsaufnahme: Was haben wir, was läuft schon gut, worauf wollen wir aufbauen.
• Elternbriefvorlage schreiben
• Dokument für neue Trainer*innen verfassen: Was muss ich alles wissen, um entspannt in meine Trainer*innentätigkeit einzusteigen. Wo finde ich, was ich benötige.
• Materialqualität (z. B. unsere Tore auf dem Kunstrasen sind maximal unhandlich. Wenn unsere Philosophie Spieler erziehen will, die Eigenverantwortlichkeit lernt und Eigenständigkeit, dann müssen wir Tore haben, die die Jungs alleine als Gruppe bewegen können. (z. B. Unsere D-Jugend Jungs brauchen 6–8 Spieler, um die Tore zu bewegen)) Stichwort: HSC als Jugendakademie – Material sollte immer/vorwiegend auch jugendtauglich sein.
  • Zusatzmaterialien: Jumpboxes, Rugbypad, Tag-Sets, verschiedene Bälle, Prallwand, Lochhüte für Hürden.
• Verantwortlichkeiten:
  • Material (Qualität, Maintenance, Bestand, Bestellung)
  • Trainingsqualität